Il settore dell'accoglienza ha avuto una rapida evoluzione e nell'ultimo periodo sono emerse nuove esigenze in merito all'allestimento delle aree comuni. Gli hotel hanno modificato gli interni con arredi più funzionali e con dotazioni tecnologiche all'avanguardia per assolvere al meglio alle necessità e stare al passo con le nuove tendenze.
I clienti hanno bisogno di essere accolti in un ambiente familiare dotato di tutti i comfort. A tale scopo, la hall e gli ambienti comuni possono essere organizzati in modo da garantire un ottimo livello di accoglienza. Alcune strutture hanno deciso di concentrarsi principalmente sull'allestimento della reception, per rendere più efficace il lavoro dello staff addetto all'assistenza degli ospiti. Altre hanno pensato di impiegare queste aree per proporre agli ospiti eventi a tema e iniziative culturali. In altre circostanze, invece, è stata avviata una reinterpretazione inedita dei locali, per consentire agli ospiti di lavorare anche in vacanza ricorrendo allo smart working.
Nuovi trend di allestimento per la reception
La hall nell'immaginario collettivo svolge il ruolo di primo contatto con il turista. Qui vengono registrati gli arrivi, si consegnano le chiavi della camera e si scambiano le ultime informazioni per accedere ai servizi della struttura e illustrare le attrazioni del territorio. La reception, quindi, ha un ruolo determinante sulla prima impressione dell'ospite, per questo deve poter esprimere la personalità dell'intera struttura.
Il primo aspetto da considerare è la dimensione della hall. Lo spazio, infatti, deve avere misure adeguate, in modo da garantire agli ospiti il giusto comfort mentre attendono di essere registrati. Per quanto riguarda lo stile da adottare, questo deve uniformarsi al design della struttura. I complementi di arredo da utilizzare possono dare un notevole contributo allo stile dell'hotel, esaltandone l'eleganza e la ricercatezza, oppure il carattere fresco e contemporaneo.
L'elemento che caratterizza la reception e la sua funzione, è sicuramente il bancone. Questo rappresenta un punto di riferimento per gli ospiti, in quanto è qui che viene instaurato il primo contatto con i clienti che soggiornano in struttura. Oltre allo stile, in linea con l'arredamento dell'hotel, il bancone deve essere principalmente comodo, in modo da favorire lo svolgimento delle pratiche di accoglienza e garantire un rapporto diretto con gli ospiti.
In prossimità del bancone, è opportuno posizionare poltrone e sedute dove far accomodare i clienti durante le attese. Queste aree possono essere arricchite da particolari elementi decorativi che rendono l'ambiente più piacevole, come quadri, opere di artigianato locale, piante ed altri elementi verdi.
L'utilizzo della tecnologia per migliorare l'accoglienza e il soggiorno degli ospiti
Per evitare agli ospiti lunghe attese, soprattutto nei periodi di alta stagione, i gestori di attività ricettive devono poter velocizzare e snellire le procedure di accesso, adottando specifiche soluzioni. L'inserimento di supporti tecnologici, per esempio, ha contribuito a facilitare il check in e il check out, rendendo più autonoma la clientela. In questo modo lo staff addetto alla reception può svolgere le proprie mansioni con maggiore efficacia e mostrare più attenzione all'accoglienza e alle singole richieste degli ospiti.
La burocrazia può essere gestita comodamente da casa, collegandosi alla piattaforma di prenotazione e compilando tutta la documentazione necessaria usufruendo di moduli multimediali. Lo sviluppo di applicazioni dedicate al booking online è stato un ulteriore passo verso la digitalizzazione della reception.
L'utilizzo della tecnologia, inoltre, sta influenzando non solo il modo di concepire l'accoglienza, ma anche gli allestimenti da adottare per l'organizzazione di questo ambiente. Alcuni hotel hanno rivisto e reinterpretato il ruolo del bancone, "sostituendolo" con postazioni mobili collocate nei punti strategici dell'hotel, in modo da creare un rapporto più diretto e personale tra cliente e receptionist. Altre strutture, invece, hanno preferito collocare all'interno della hall un tavolo rotondo, con l'obiettivo di eliminare le barriere e ridurre le distanze. Altri ancora hanno addirittura spostato la reception nell'area bar per favorire un piacevole ingresso in struttura.
Come allestire le aree comuni per creare angoli di lettura
La caratterizzazione della struttura è determinante per battere la concorrenza sul piano dell'originalità. Al giorno d'oggi, i potenziali clienti scelgono i propri soggiorni in base alle foto e ai contenuti visivi, alle descrizioni ed a tutti gli altri dettagli che riescono a trovare in rete (principalmente consultato i siti web degli hotel o i portali di prenotazione online). Un gestore di hotel, b&b, affittacamere o di altre tipologie di strutture ricettive deve prestare grande attenzione a come presenta la propria offerta sul web. Non ci si deve limitare a pubblicare le foto delle camere o del ristorante interno, ma occorre mostrare anche le immagini delle aree comuni, esaltandone le particolarità e le unicità degli ambienti.
Recentemente hanno spopolato i cosiddetti hotel letterari, che sono diventati luoghi dove immergersi a livello intellettuale, apprezzando un'ottima disponibilità di volumi da consultare. Il libro è un oggetto di arredo, un elemento essenziale che delinea la specificità del servizio di intrattenimento culturale riservato alla clientela. Nello specifico, in queste strutture possono essere presenti biblioteche di dimensioni diverse in base alle esigenze di spazio, da collocare nelle zone adibite alla socializzazione, con l'opportunità di organizzarvi interessanti iniziative o incontri con gli autori per la presentazione di nuove uscite.
Creare degli angoli dedicati agli amanti della lettura, quindi, può arricchire l'immagine di un albergo e attirare un specifico target di clienti.
Creazione di spazi per il coworking
Allestire spazi di lavoro da condividere, può rappresentare un'idea originale per i clienti business o per gli ospiti che necessitano di dedicare qualche ora al lavoro durante le proprie vacanze. Basta creare postazioni di lavoro comode, in un ambiente rilassante e informale, dotato di wifi gratuito.
Peraltro gli hotel si prestano alla perfezione per lo svolgimento di attività professionali. Favorendo il coworking si consente agli ospiti di allacciare nuovi rapporti e, perfino nell'ambito di una villeggiatura, individuare nuovi sbocchi di mercato, fornitori o partner commerciali, magari tra le stesse persone che si sono conosciute nella struttura.
Gli albergatori, inoltre, possono trarre notevoli vantaggi da questo target di clienti, agevolando il tasso di occupazione in hotel anche nei periodi di bassa stagione. Gli ospiti business, infatti, viaggiano principalmente in periodi di bassa affluenza. Promuovere gli spazi adibiti al coworking attirerebbe quella tipologia di clienti che sono in cerca di spazi attrezzati per lo svolgimento del proprio lavoro tra uno spostamento e l'altro, oppure per intrecciare nuovi rapporti professionali e commerciali.
Allestimenti per eventi e serate a tema
L'hotel è una location perfetta per l'organizzazione di eventi esclusivi e serate di intrattenimento. Serate a tema, degustazioni di vini e di prodotti tipici locali, happy hours, mostre d'arte.
Queste sono solo alcune delle iniziative che è possibile organizzare per valorizzare gli spazi comuni, sia interni che esterni, e favorire momenti di aggregazione. L'importante è garantire ai partecipanti il giusto comfort, mediante l'utilizzo di arredi progettati per adattarsi ad ogni occasione e concedere ore di relax e divertimento.
