Il momento del check-in segna l'inizio dell'esperienza dell'ospite e, al tempo stesso, una delle fasi più delicate per i gestori di hotel e strutture ricettive: l'identificazione e la registrazione dei dati degli ospiti. Tra obblighi normativi, controlli di sicurezza e tutela della privacy, il check-in rappresenta un'attività impegnativa, che richiede attenzione e tempo. Oggi, grazie alle soluzioni digitali di nuova generazione, è possibile gestire tutto questo con semplicità e precisione, trasformando un adempimento in un processo rapido, sicuro e senza pensieri.
Digitalizzare il processo di check-in significa rendere la gestione più fluida e affidabile, riducendo il margine d'errore e garantendo la conformità alle norme vigenti. L'automazione di questa fase permette di semplificare un'attività complessa, ottimizzando tempi e risorse e offrendo al personale la tranquillità di operare in modo sicuro e trasparente.
In questo contesto, HappyWelcome rappresenta una proposta concreta e facilmente implementabile per strutture di ogni dimensione. La piattaforma consente di identificare gli ospiti e inviare i loro dati alle autorità competenti in modo automatico, immediato e conforme alla normativa.
Il sistema gestisce l'intera procedura di registrazione, evitando errori di trascrizione. Una volta scansionato il documento d'identità, i dati vengono estratti e trasmessi istantaneamente al Portale Alloggiati e, dove richiesto, al sistema ROSS1000, senza alcuna conservazione del documento. In questo modo, la struttura rispetta pienamente gli obblighi previsti in materia di sicurezza e privacy, eliminando il rischio di sanzioni e alleggerendo il carico amministrativo dello staff.
Dal documento alla registrazione in tre semplici passaggi
Il sistema guida l'operatore in modo intuitivo e immediato, dal riconoscimento del documento fino alla registrazione completa dell'ospite.
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Scansione del documento: al momento dell'arrivo, il documento d'identità dell'ospite viene acquisito tramite smart scanner professionale, in grado di leggere in pochi istanti carte e passaporti con la massima precisione.
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Invio automatico dei dati: la soluzione elabora automaticamente le informazioni contenute nel documento, ne estrae i dati e li trasmette alle autorità competenti per la registrazione dell'ospite, senza alcuna conservazione dell'immagine del documento, nel pieno rispetto della normativa sulla privacy.
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Download delle ricevute: completata la procedura, il sistema effettua il download automatico delle ricevute per la loro archiviazione digitale, eliminando la necessità di passaggi manuali o stampe cartacee.
Tutte le operazioni avvengono in pochi secondi e con un livello di accuratezza elevato, assicurando continuità e conformità in ogni fase.
Scanner intelligenti per un check-in rapido e preciso
Per garantire prestazioni elevate e una gestione accurata dei dati, HappyWelcome mette a disposizione due modelli di scanner intelligenti, studiati per adattarsi alle diverse esigenze operative.
Il modello bFLAT70, compatto e specifico per i documenti d'identità, consente di leggere entrambe le pagine del passaporto in un'unica scansione, indipendentemente dallo spessore del documento, ed è dotato anche di tecnologia RFID che consente di avere a disposizione anche dati contenuti nel documento ma non visibili sul documento stesso.
Il modello Lector K2s, più versatile, unisce dimensioni contenute a un'elevata qualità di lettura: acquisisce fronte e retro dei documenti in pochi secondi e può essere utilizzato anche come scanner da ufficio per documenti fino al formato A4.
Entrambi i dispositivi assicurano massima precisione, sicurezza dei dati e affidabilità nel tempo, elementi essenziali per un processo di registrazione automatizzato e pienamente conforme alle normative vigenti.
Vantaggi per albergatori e gestori di strutture ricettive
Adottare una soluzione automatizzata per il check-in non significa solo velocizzare una procedura: significa introdurre un nuovo equilibrio tra tecnologia, efficienza e qualità del servizio. Con HappyWelcome, ogni fase dell'identificazione dell'ospite avviene in modo preciso e conforme, riducendo la possibilità di errori e liberando il personale da attività ripetitive a basso valore.
Un ulteriore elemento distintivo è la vasta gamma di documenti riconosciuti dal sistema, frutto di una mappatura perfezionata in oltre vent'anni. Oltre ai documenti standard ICAO e ai passaporti, HappyWelcome legge anche le patenti di guida, spesso non supportate da altre tecnologie.
L'eliminazione delle fotocopie e dei materiali cartacei contribuisce inoltre a rendere la gestione più sostenibile, in linea con le politiche ambientali ormai diffuse nel settore alberghiero.
A questo si unisce la semplicità di implementazione. HappyWelcome, infatti, è una soluzione stand-alone, utilizzabile anche senza integrazione con altri sistemi gestionali, e offre assistenza tecnica in tutta Italia, garantendo continuità operativa e supporto costante nel tempo.
Richieste, informazioni e consulenza
Per maggiori dettagli sulle soluzioni presentate e richiedere una consulenza personalizzata, visita il sito web dell'azienda, oppure compila il modulo di contatto qui sotto.
