Digitalizzare il check-in - in hotel, B&B, campeggi e altre attività ricettive - significa rendere questa fase dell'accoglienza più semplice, veloce e sicura. Le soluzioni di nuova generazione consentono di acquisire in pochi secondi i documenti degli ospiti, registrare automaticamente i dati e inviarli al portale Alloggiati Web e alle autorità competenti, evitando errori di trascrizione. Oltre a ridurre tempi e costi di gestione, questi strumenti garantiscono la corretta gestione delle informazioni personali nel rispetto della normativa sulla privacy.
Tra le soluzioni disponibili in questo ambito, Wiisy rappresenta uno strumento completo e affidabile per semplificare il check-in e la gestione dei dati in modo sicuro e conforme al GDPR.
Grazie all'App mobile, le strutture ricettive - alberghiere ed extralberghiere - possono gestire l'intero processo di registrazione in modo integrato: dalla scansione dei documenti all'invio dei dati alle autorità competenti, fino alla conservazione sicura delle informazioni raccolte.
Nei paragrafi successivi, analizzeremo più da vicino questa soluzione focalizzando l'attenzione sulle sue funzionalità e sui vantaggi offerti al settore dell'ospitalità.
Automazione check-in: funzioni e vantaggi pratici
Con Wiisy, il check-in diventa un'operazione rapida e senza margine d'errore. L'App permette di gestire in pochi passaggi tutte le attività legate alla registrazione degli ospiti, centralizzando i dati e semplificando la conformità agli obblighi di legge.
Con un'unica piattaforma, l'operatore può:
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Scansionare i documenti degli ospiti con lo smartphone, acquisendo in pochi secondi i dati anagrafici in modo preciso e senza trascrizioni manuali, e riducendo i tempi di attesa al check-in.
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Inviare automaticamente i dati alle autorità competenti. Con un solo tap, l'app trasmette la schedina al portale Alloggiati Web e adempie a tutti gli obblighi previsti dall'art. 109 TULPS.
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Gestire l'invio dei flussi ISTAT e il calcolo della tassa di soggiorno da un'unica interfaccia.
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Scaricare e archiviare automaticamente le ricevute del portale Alloggiati Web e monitorare le operazioni attraverso una dashboard centralizzata, utile anche per chi gestisce più strutture.
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Registra e conserva i dati in modo sicuro. Le informazioni vengono archiviate sulla piattaforma Wiisy, custodite a norma di legge e accessibili solo al personale autorizzato, nel rispetto del GDPR.
La soluzione consente di offrire agli ospiti un'esperienza rapida e senza attesa, grazie alle funzioni di self check-in e ai link di pre-registrazione online.
Nel seguente video, si vede come è possibile scansionare un documento di identità e estrarre solo le informazioni necessarie per il check-in, il tutto in modo semplice ed efficiente:
Tutela della privacy e protezione delle informazioni
Uno dei principali vantaggi di Wiisy riguarda la protezione dei dati personali. Le informazioni vengono trattate in modo conforme e non restano memorizzate nei dispositivi del personale. In questo modo, si riduce drasticamente il rischio di furti informatici o accessi non autorizzati, mostrando un approccio trasparente e conforme alle normative vigenti e rafforzando la fiducia degli ospiti nei confronti della struttura.
Inoltre, secondo le indicazioni del Garante per la Privacy, i gestori delle strutture devono eliminare immediatamente copie cartacee, scansioni o fotografie dei documenti dopo l'invio dei dati alla Questura. Conservarle su smartphone, cloud o computer rappresenta una violazione potenzialmente sanzionabile. Wiisy risolve questa criticità alla radice: grazie alla scansione MRZ e al sistema di riconoscimento dati tramite AI proprietaria sviluppata da Wiisy, il software riconosce ed estrae automaticamente solo le informazioni necessarie dai documenti di identità, come passaporti e carte d'identità elettroniche. Ciò garantisce una registrazione istantanea e senza errori, migliorando al tempo stesso il livello di sicurezza e affidabilità dell'intera struttura.
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Più efficienza, meno burocrazia
Automatizzare il check-in non significa solo rispettare gli adempimenti, ma rendere più efficiente l'intera gestione dell'accoglienza. Per gli hotel e strutture ricettive, questo si traduce in una reception più snella e tempi di attesa ridotti; per b&b, case vacanza e affitti turistici, significa poter gestire le procedure anche a distanza, con check-in automatizzati e controlli centralizzati. In entrambi i casi, l'obiettivo è lo stesso: dedicare più tempo all'ospitalità e meno alla burocrazia.
Una piattaforma integrata come Wiisy consente di rendere il check-in più sicuro, moderno e professionale, valorizzando la struttura e migliorando la percezione del servizio da parte degli ospiti.
Informazioni e Richieste
La piattaforma Wiisy prevede la possibilità di accedere a una prova gratuita di 30 giorni, utile per valutare il funzionamento del sistema e le sue potenzialità nella gestione del check-in. Al termine del periodo di prova, il costo dell'abbonamento è di € 3,99+Iva al mese o € 43,20+Iva all'anno - che rende questo strumento molto conveniente, oltre che semplice e efficace - con formule modulabili in base al numero di camere o appartamenti gestiti.
Per richiedere maggiori informazioni sulla prova gratuita e sulle modalità di utilizzo dell'applicazione, visita il sito web Wiisy oppure compila il modulo di contatto qui sotto.
