Al check-in, la raccolta dei dati dei documenti non è solo una formalità: è un passaggio che incide su adempimenti di legge, sicurezza e privacy. La gestione manuale può aumentare tempi d'attesa e, soprattutto, esporre la struttura a rischi evitabili: errori di inserimento, dati incompleti e criticità nella protezione di informazioni altamente sensibili.
Le soluzioni più evolute per il check-in puntano quindi a un obiettivo preciso: inviare i dati alle autorità competenti in modo conforme, efficiente (in grado di ridurre code e attese alla reception), adottando un approccio "privacy-first" che evita di memorizzare copie dei documenti, estraendo solo i dati utili per l'invio telematico.
HappyWelcome nasce per rispondere esattamente a questa esigenza: acquisire i dati dei documenti in pochi secondi, prepararli per gli adempimenti previsti e trasmetterli ai portali istituzionali con un flusso guidato, riducendo tempi e margini d'errore.
Raccolta dati a norma: invio telematico e tutela della privacy
Quando si parla di raccolta dati a norma, in hotel, b&b e strutture ricettive, entrano in gioco due aspetti complementari:
- Invio telematico secondo normativa vigente: la piattaforma supporta la trasmissione dei dati al Portale Alloggiati e, dove previsto, al sistema ROSS1000, semplificando le operazioni di registrazione ed evitando gli inserimenti manuali.
- Protezione dei dati degli ospiti: il processo è pensato per ridurre l'esposizione dei documenti. In particolare, l'operatività in reception può evitare la circolazione di immagini e copie (fotocopie, foto scattate da dispositivi personali, file salvati localmente), puntando su un'acquisizione controllata tramite strumenti dedicati.
Un punto chiave per la privacy
Con HappyWelcome, il documento viene acquisito tramite scanner professionali e il sistema lavora sui dati necessari alla procedura di registrazione e invio telematico, potendo riconoscere una grande varietà di documenti in modo preciso e accurato. Un'impostazione che aiuta a ridurre i rischi legati a conservazioni improprie, condivisioni non autorizzate o furti di dati.
Dal documento alla registrazione in pochi secondi: un flusso guidato per la reception
HappyWelcome accompagna l'operatore in un percorso lineare: dalla lettura del documento fino alle conferme dei portali. In questo modo la procedura resta coerente, ripetibile e più semplice anche per staff stagionale o turnazioni frequenti. La procedura funziona in tre passaggi molto veloci e a prova di errore:
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Scansione del documento con smart scanner professionale: al momento dell'arrivo, l'addetto posiziona il documento sullo scanner dedicato, progettato per l'identificazione documentale. L'obiettivo è ottenere una lettura rapida e accurata anche quando i documenti non sono perfettamente nitidi o sono usurati.
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Estrazione e invio automatico dei dati: i dati vengono elaborati e predisposti per la trasmissione. L'invio ai portali (Portale Alloggiati e, se richiesto, ROSS1000) avviene con un'interfaccia unica e con pochi passaggi operativi.
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Download delle ricevute e archiviazione: completata la registrazione, il sistema può gestire il recupero delle ricevute rilasciate dai portali, rendendole disponibili per l'archiviazione digitale e riducendo stampe e attività manuali.
Il risultato è un check-in più fluido, con meno attività ripetitive, meno carico per lo staff e una maggiore attenzione alla corretta gestione dei dati sensibili, nonché più tempo a disposizione per gestire le richieste dei clienti e la loro accoglienza.
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Perché lo scanner professionale riduce i rischi (anche lato privacy)
Nelle operazioni quotidiane, le immagini dei documenti non dovrebbero mai essere memorizzate e conservate. Eppure, spesso per mancanza di tempo, molti hotel, b&b e strutture ricettive usano ancora strumenti e procedure scorrette, che prevedono foto o fotocopie dei documenti e rischi di accessi non autorizzati, condivisioni accidentali, backup automatici su cloud personali e, nei casi peggiori, furto o diffusione dei dati sensibili degli ospiti, con conseguenze anche sul piano della responsabilità dei gestori e della reputazione della struttura.
Gli scanner forniti da HappyWelcome e progettati per l'identificazione aiutano a mantenere il processo sotto controllo: sono dispositivi dedicati, con sensori pensati per la lettura documentale, e consentono di lavorare in modo più stabile rispetto a soluzioni improvvisate basate su smartphone e foto.
Inoltre, il fatto che lo strumento sia di proprietà della struttura riduce la possibilità che immagini o informazioni sensibili vengano acquisite e conservate su dispositivi personali dello staff, abbassando il rischio di esposizioni accidentali.
RFID + OCR: quando la qualità del dato aiuta anche la conformità
HappyWelcome integra la lettura OCR e, per i documenti elettronici, anche la tecnologia RFID, utile per recuperare informazioni presenti nel chip (oltre a quelle visibili). Questo contribuisce a migliorare completezza e precisione del dato, con un impatto diretto su velocità, riduzione degli errori e affidabilità del processo:
- Maggiore precisione rispetto alla sola scansione fotografica
- Possibilità di ottenere i dati dai documenti con chip elettronico
- Riduzione degli errori con documenti deteriorati o poco nitidi
- Ulteriore controllo sulla veridicità del documento
Ampia compatibilità con documenti d'identità, passaporti e patenti
Per le strutture che accolgono ospiti internazionali, la varietà dei formati è una variabile quotidiana.
Per questo motivo, il sistema è progettato per riconoscere una vasta tipologia di documenti (passaporti e documenti conformi allo standard ICAO) e gestire in modo affidabile anche le patenti di guida, spesso più problematiche per molte soluzioni di riconoscimento.
Questa compatibilità semplifica la reception, accelera il check-in ed evita inserimenti e correzioni manuali.
Due scanner intelligenti per esigenze operative diverse
Per adattarsi a reception con flussi e spazi differenti, HappyWelcome mette a disposizione due modelli di scanner professionali:
- Il modello bFLAT70, compatto e ottimizzato per i documenti d'identità, consente di acquisire le pagine del passaporto con una scansione rapida e integra anche la lettura RFID per recuperare dati presenti nel chip elettronico.
- Il modello Lector K2s è più versatile: acquisisce fronte/retro in pochi secondi e può essere usato anche per digitalizzare documenti fino al formato A4, utile quando in reception è necessario gestire anche modulistica o altri allegati.
Entrambi i dispositivi sono pensati per garantire continuità operativa, precisione e controllo in un processo in cui l'accuratezza del dato e la tutela delle informazioni sono elementi centrali.
Richieste, informazioni e consulenza
Per maggiori dettagli sul servizio e per capire come configurarlo sulla base dei flussi della tua struttura (hotel, resort, B&B, residence), visita il sito dell'azienda oppure compila il modulo di contatto qui sotto.
