L'installazione in hotel di specifici sistemi di comunicazione consente di soddisfare le esigenze di alberghi e strutture ricettive, grazie ad una serie di funzionalità che vanno oltre quelle di un normale centralino telefonico. Integrandoli con i software PMS (Property Management System) più diffusi, è possibile gestire tutti gli aspetti operativi dell'hotel, dall'accoglienza dei clienti alla gestione delle camere e delle prenotazioni, offrendo agli ospiti un servizio personalizzato di qualità.
Nei paragrafi successivi, analizzeremo quali sono i principali sistemi di comunicazione da installare in hotel, illustrando le funzionalità e le modalità d'uso dei dispositivi e come questi possono migliorare l'efficienza operativa della struttura e del proprio staff.
Per la stesura di questa guida, ci avvaliamo della collaborazione di Ezdirect, azienda italiana che si occupa di centralini telefonici e sistemi di comunicazione per uffici, strutture ricettive e rivenditori, proponendo soluzioni per comunicare a 360°.
Dai centralini telefonici con funzione hotel ai dispositivi periferici (telefoni fissi e cordless, terminali WiFi, videocitofoni per controllo accessi, audio su IP, ecc.), da collegare per facilitare la comunicazione in struttura, fino ad arrivare ai sistemi audio e video per l'allestimento e la gestione di sale meeting ed eventi.
Centralini telefonici per hotel e strutture ricettive
Un centralino telefonico professionale garantisce un sistema di comunicazione efficiente per il settore dell'ospitalità, in quanto, essendo più di un semplice telefono, consente di gestire in maniera adeguata le richieste degli ospiti e migliorare la comunicazione interna tra dipendenti.
In un hotel si registrano numerosissime telefonate ogni giorno, sia da parte dei clienti che del personale interno e dei fornitori. Quindi, è essenziale che tutti i dipartimenti collaborino e si coordinino tra di loro per garantire un funzionamento aziendale efficiente e regolare. Oltre ai tradizionali sistemi di comunicazione analogici, in ambito ricettivo trovano largo impiego anche i centralini telefonici VoIP che permettono di integrare le funzionalità di comunicazione all'interno di un'unica piattaforma, migliorando il management interno e permettendo allo staff di comunicare tra di loro in modo rapido ed efficace, fornendo un servizio e un supporto eccezionale agli ospiti.
Ecco alcune delle principali funzionalità dei centralini telefonici per hotel proposti da EZdirect:
- Ottimizzazione delle pratiche di Check-in e check-out: grazie all'integrazione con il software PMS (Property Management System), il centralino telefonico può visualizzare le prenotazioni degli ospiti, in modo da gestire il check-in e il check-out in modo rapido ed efficiente, nonché utilizzare le informazioni riportate dal PMS per offrire un servizio personalizzato e di qualità.
- Calcolo e gestione della documentazione addebiti: il centralino può registrare tutte le chiamate effettuate dai clienti e addebitarle automaticamente sulla loro fattura, consentendo di monitorare in tempo reale i costi delle telefonate.
- Impostazione di sveglie singole e di gruppo: questa funzionalità offre ai clienti la possibilità di impostare le loro sveglie utilizzando il telefono in camera.
- Registrazione delle consumazioni manuali: il centralino telefonico può registrare le consumazioni dei clienti, consentendo di addebitarle sulla loro fattura al momento del check-out.
- Visualizzazione stato della camera: il centralino può visualizzare lo stato delle singole stanze, in modo da identificare rapidamente le camere libere e quelle occupate, ma anche comunicare l'avvenuta pulizia.
Oltre ai centralini telefonici, Ezdirect fornisce tutte le tipologie di dispositivi periferici, come i telefoni per hotel con tasti configurabili e display personalizzabile con logo e informazioni della struttura. I modelli di telefoni disponibili sono molteplici: si va dai telefoni cablati a quelli wi-fi, dai telefoni da appoggio (da posizionare sulle scrivanie e sui comodini) a quelli portatili.
I centralini telefonici, inoltre, possono essere dotati di sistemi DECT multi cella (utili per estendere la copertura del segnale e consentire ai telefoni cordless in dotazione al personale di collegarsi agevolmente al centralino, ovunque ci si trovi in struttura), oppure collegati a videocitofoni IP, gestibili non solo dal centralino ma anche da smartphone.
Infine, per hotel e strutture ricettive che forniscono anche servizi di guida turistica, sono disponibili sistemi di radioguida wireless.
Sistemi audio e video per sale meeting di hotel
Oltre ai sistemi di comunicazione, Ezdirect fornisce dispositivi e attrezzature audio e video per le sale meeting degli hotel, garantendo un'esperienza audiovisiva di alta qualità durante riunioni, conferenze ed eventi. Nello specifico, l'azienda propone soluzioni e sistemi di videoconferenza in cloud e on premise professionali.
Si tratta di dispositivi per videoconferenza "all in one", che comprendono videocamere USB professionali con microfoni integrati o da utilizzare con Mini PC o laptop. Ciascuna soluzione è compatibile con le piattaforme di videoconferenze più utilizzate (Zoom, Skype, Teams, ecc.).
Un'altra soluzione proposta per la gestione delle sale conferenze in hotel è rappresentata da Yeastar Workplace, un sistema in cloud e on premise che fornisce varie applicazioni per la pianificazione, calendarizzazione, prenotazione e organizzazione di sale riunioni, scrivanie e spazi di lavoro condiviso.
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Informazioni e Richieste
Per maggiori informazioni sui sistemi di comunicazione per hotel e strutture ricettive, visita il sito e-commerce di Ezdirect oppure compila il modulo di contatto qui sotto. Un team altamente qualificato risponderà alle singole richieste per venire incontro alle esigenze di albergatori e gestori.
L'esperienza maturata in ambito ricettivo, ha reso Ezdirect un punto di riferimento per il settore dell'ospitalità. L'azienda oggi conta oltre 70 mila clienti in Italia e gode di ottime recensioni certificate, indice di trasparenza e alta qualità dei propri prodotti e servizi offerti ai propri clienti e rivenditori.
Ezdirect segue i propri clienti dalla fase di analisi fino al postvendita, per proporre una quotazione "su misura" (offrendo pagamenti differiti e servizio di noleggio operativo). Il tutto grazie anche a partners qualificati su tutto il territorio nazionale.
