La gestione delle prenotazioni e l'organizzazione delle attività quotidiane sono aspetti che ricoprono un ruolo fondamentale nell'amministrazione di una struttura ricettiva, a prescindere dalle sue dimensioni. Che si tratti di un grande hotel, di un b&b o di un piccolo albergo, il software gestionale rappresenta uno strumento indispensabile e, per questo, deve poter rispondere alle esigenze di funzionalità ed efficacia.
Nei paragrafi successivi, illustreremo quali sono le caratteristiche e le funzioni che non devono assolutamente mancare all'interno di un PMS alberghiero. Analizzeremo i benefici che è possibile portare alla propria attività, quando si può contare su un valido strumento di gestione.
Per rendere completa questa guida, vedremo da vicino la soluzione proposta da Echo, un'azienda italiana che mette a disposizione del settore ricettivo software e strumenti informatici che consentono di automatizzare i processi quotidiani, di pianificare le attività e di monitorare il business e le performance delle imprese.
Il PMS che prenderemo in esame si chiama ePrenotazioni e fornisce una soluzione tutto-in-uno che permette di gestire in modo centralizzato ogni aspetto della attività ricettiva utilizzando un unico strumento.
Funzionalità e vantaggi del PMS alberghiero
ePrenotazioni è un software gestionale che si adatta alle esigenze delle singole strutture ricettive, in quanto modulare e scalabile. Personalizzando questo strumento e selezionando le funzionalità da installare in base alle dimensioni delle attività e alla mole di pratiche da svolgere quotidianamente, è possibile ottenere un "alleato" efficace e semplice da utilizzare.
Riuscire ad organizzare ed automatizzare, con un unico gestionale, la gran parte delle operazioni giornaliere, consente di ottimizzare le risorse e di avere molto più tempo da dedicare alla cura degli ospiti e alla crescita del proprio business.
Vediamo, di seguito, le singole funzionalità che possono essere contenute in ePrenotazioni e in che modo possono essere impiegate per semplificare il lavoro in hotel e b&b.
1. Gestione delle prenotazioni
Consultando un unico Planning Grafico lo staff può controllare lo stato di occupazione delle camere o alloggi. In questo modo, attraverso una schermata semplice ed intuitiva, è possibile effettuare nuove prenotazioni efficacemente e senza errori. Il pannello, infatti, consente di svolgere le seguenti attività:
- Emettere e confermare preventivi;
- Prenotare nuove camere;
- Effettuare tutte le operazioni di check-in e check-out;
- Visualizzare lo stato di preparazione delle camere;
- Gestire il conto del cliente, addebitando eventuali servizi aggiuntivi e noleggi.
Inoltre, attraverso l'estensione Booking Online sul sito web della struttura, è possibile controllare in tempo reale la disponibilità delle camere. Il planning così diventa consultabile in qualsiasi momento e su qualunque dispositivo, in modo da confermare nuove prenotazioni, sempre e ovunque. Tutti i dati inseriti dagli utenti sul sito web (relativi, ad esempio, alla richiesta di offerte e prenotazioni per il periodo indicato) saranno sincronizzati automaticamente dal PMS.
Discorso analogo va fatto in caso di collegamento ad un Channel Manager. Questa integrazione consente di evitare l'overbooking, inviando alle OTA aggiornamenti automatici sull'inserimento di nuove prenotazioni e sull'assegnazione delle camere nei periodi indicati.
2. Adempimenti fiscali e legislativi
Il PMS ePrenotazioni, inoltre, consente di svolgere automaticamente tutte le attività fiscali, nonché gli adempimenti previsti per gli affitti turistici. Ecco nello specifico quali sono le operazioni consentite:
- Fatturazione elettronica e archiviazione sostitutiva;
- Invio delle schedine di notifica alla Questura tramite Alloggiatiweb, evitando l'onere della compilazione manuale (il software ePrenotazioni crea un apposito file che verrà trasmesso automaticamente al portale della Questura);
- Tassa di soggiorno;
- Creazione dei modelli ISTAT contenenti i dati relativi ai flussi turistici da inviare, in via telematica o via email, alle Province;
- Controllo della contabilità, in modo da monitorare lo scadenziario degli incassi e dei pagamenti.
3. Statistiche e Revenue
Grazie ai grafici di Revenue presenti in ePrenotazioni e all'integrazione con particolari strumenti e sistemi di analisi (Business Intelligence e H-Benchmark), è possibile monitorare le performance della propria struttura, in modo da individuare tempestivamente le criticità e trasformarle in punti di forza, garantendo ai propri ospiti un'offerta di soggiorno adeguata.
4. Altre funzionalità
Per rendere piacevole l'esperienza di soggiorno ed evitare eventuali intoppi e reclami, il PMS ePrenotazioni può essere modulato per l'organizzazione di specifiche attività quotidiane:
- Gestione della sala ristorante: prenotazione e preparazione dei tavoli, invio in cucina della comanda tramite l'utilizzo di dispositivi mobili, digitalizzazione del menù del ristorante e del bar;
- Check-in online per agevolare le pratiche di accettazione (soprattutto in questo periodo di emergenza Covid);
- Organizzazione del servizio di riassetto delle camere e gestione dello staff addetto alle pulizie, il tutto mediante l'utilizzo dello smartphone (evitando la stampa del piano di lavoro);
- Gestione dei servizi di noleggio e dell'uso delle colonnine di ricarica per auto elettriche.
Per approfondire...
Informazioni e Richieste
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