Sono tante le strutture ricettive che ancora non usano un software gestionale, non solo b&b, agriturismi e affittacamere, ma anche alberghi di piccole e medie dimensioni, che sono frenati sia dai costi che bisogna sostenere che dalle difficoltà di utilizzo. Oggi per fortuna esistono tante soluzioni economiche (il cui costo è davvero irrisorio rispetto ai vantaggi) e semplici da usare, anche per chi non ha dimestichezza con la tecnologia.
Per approfondire il tema, in questo articolo recensiamo un gestionale di ultima generazione, accessibile anche a chi ha budget molto ridotti, con un ottimo rapporto qualità/prezzo.
Quali caratteristiche sono maggiormente richieste da chi usa un gestionale alberghiero?
Questo tipo di software, detto in gergo PMS (cioè "property management system"), permette di gestire la propria struttura in tutti gli aspetti: prenotazioni, check-in e check-out, costi e ricavi, e offre alcune funzioni che una volta entrate nel quotidiano diventano irrinunciabili per chi gestisce una struttura ricettiva, anche con pochissime camere.
Oltre alle funzioni di base, alcuni aspetti come il revenue management (gestione dei costi, ricavi e analisi dei dati) e la gestione centralizzata delle piattaforme di prenotazione come Booking e Expedia (channel manager) sono ormai disponibili su diversi gestionali alberghieri, anche nelle versioni cloud (cioè accessibili da telefono o pc, in qualsiasi momento).
Infatti, come molti sanno, rispetto a programmi per hotel più datati, i nuovi software gestionali si interfacciano automaticamente con tutti i canali di prenotazione online, potendo gestire in modo semplice i diversi portali da cui è possibile prenotare la nostra struttura ricettiva.
Hotelpedia per strutture ricettive
Come esempio di PMS economico, ma con funzionalità evolute, scopriamo le caratteristiche di Hotelpedia che si colloca proprio in questo segmento di mercato. Vediamo di seguito, la lista delle funzionalità più importanti, che spesso troviamo tutte insieme solo in un gestionale di fascia alta (alcune migliaia di euro/anno), mentre in questo caso il budget parte da poche centinaia di euro/anno.
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Vediamo in sintesi le caratteristiche più interessanti:
#1 Un unico programma, ma diverse versioni dedicate
Prima di tutto notiamo che esistono delle versioni dedicate a diverse tipologie di strutture ricettive: hotel, bed & breakfast, agriturismi, affittacamere e case vacanza. Non tutti infatti necessitano della stessa complessità, funzioni e assistenza, e questo consente di adattare l'offerta alla singola struttura ricettiva, che non paga per funzioni di cui non ha bisogno.
La caratteristica "smart" di Hotelpedia permette comunque di adattare le funzionalità per gestire, oltre alle camere e appartamenti, anche il ristorante, la piscina, il bar, la sala convegni, con tutti i vari servizi presenti in struttura.
#2 Rapporto Qualità/Prezzo
L'approccio "aperto" dichiarato da Micropedia (la software house che sviluppa il software Hotelpedia), è quello di ascoltare la propria base di utenti, e di aggiungere le funzionalità che vengono richieste, senza costi eccessivi per chi la richiede, che poi vengono rese disponibili gratuitamente per tutti gli altri utenti. Questo vantaggio consente di avere delle funzionalità "pro" - che si trovano cioè su programmi per hotel di fascia alta - anche nelle versioni più economiche.
#3 Semplicità e Centralità nella gestione
La semplicità d'uso è proprio la caratteristica su cui punta il produttore, che strizza l'occhio a chi non ha mai usato un software gestionale (magari non lo ha mai visto usare in vita sua...) o a chi intende migrare da programmi e piattaforme troppo farraginose.
Molti gestori, ancora oggi usano più software e programmi diversi per gestire una struttura ricettiva (PMS, gestionale per ristorante, channel manager, booking engine interfacciato con il proprio sito web, fatturazione, ecc...), che non riescono a comunicare tra loro. Hotelpedia consente di accedere in modo veloce a tutte le operazioni più comuni, a partire da un'unica interfaccia.
#4 Versatilità e Completezza
Sono tante le caratteristiche innovative, progettate per semplificare la gestione della propria attività turistica in tutte le situazioni possibili, come ad esempio:
- Generazione documenti aggiuntivi (fatture, ricevute d'acconto, contabilizzazione degli extra, separazione dei conti camera) direttamente dal pannello di gestione;
- Manutenzione impianti albergo (come le attività di manutenzione legate alle norme antincendio, gestione scadenze, registro estintori con n. di matricola, sicurezza e revisioni periodiche obbligatorie);
- Gestione di più strutture ricettive (anche con fatturazione separata) o un insieme di appartamenti/case vacanza, ha anche funzioni per gestire un "albergo diffuso";
- Gestione di gruppi e importazione automatica dei "rooming list" (elenchi sintetici di tutti gli ospiti, tipicamente forniti dai capigruppo);
- Viste sintetiche del planner e ricerca veloce di camere e disponibilità;
- Adempimenti amministrativi (su base nazionale e regionale)
- Funzioni avanzate per la ristorazione (carico e scarico magazzino, gestione del fresco, ecc...)
- PMS cloud ottimizzato per l'utilizzo in modo agevole sul telefono cellulare
- Funzioni di revenue management, analisi e previsione
Cosa molto interessate, sul sito di Hotelpedia è possibile vedere tutte le nuove funzionalità man mano che vengono richieste dagli utenti ed implementate nel software (da questo link)
#5 Channel Manager
Rispetto a programmi per hotel più datati, i software gestionali di nuova generazione si interfacciano automaticamente con tutti i canali di prenotazione online, potendo gestire in modo semplice i diversi portali da cui è possibile prenotare la nostra struttura ricettiva.
Nel caso di Hotelpedia è possibile inserire i dati una sola volta ed aggiornare in automatico i prezzi e le disponibilità sui portali (grazie alla connessione con i channel manager di Booking Expert e Octorate), gestendo poi, da un'unica interfaccia, tutte le successive fasi della prenotazione, in tempo reale.
#6 Funzioni di Revenue Management
Attraverso l'analisi dei dati, il calcolo dei margini di contribuzione e tutti gli altri parametri relativi alla gestione economica (costi e ricavi) è possibile tenere d'occhio la situazione generale della struttura, scoprendo i punti deboli, ottimizzando i prezzi e i costi di gestione, e in generale migliorando la redditività della nostra struttura ricettiva (funzioni ormai utilissime a diverse categorie di attività ricettive, dall'albergo di dimensioni medio-grandi, fino ad agriturismi, b&b familiari e case vacanza).
#7 Funzioni Cloud
Sia le funzioni di base, che quelle più evolute, sono accessibili da un'unica interfaccia, sia che si usi la versione da PC (Windows, Mac e Linux) sia che si usi la versione cloud (sempre disponibile online, da telefono, tablet e PC con una connessione a Internet). Sarà quindi sempre possibile, anche con il proprio telefono, visualizzare e modificare il tableau, gli arrivi e le partenze, oltre alle funzionalità specifiche della propria versione di Hotelpedia.
#8 Sicurezza dei dati
Grazie al sistema di backup integrato e al collegamento con i server dedicati di Hotelpedia, abbiamo una protezione ulteriore per non perdere i nostri dati o rischiare che vengano compromessi a causa di malfunzionamenti, attacchi di sicurezza, virus e malware vari.
Conclusioni
Hotelpedia si presenta come un gestionale per strutture ricettive economico e completo. Molto semplice da usare, adatto a chi non vuole spendere delle cifre importanti, ma non vuole neanche rinunciare alle caratteristiche più innovative presenti nei software che si collocano in una fascia di prezzo più alta.
Le funzioni avanzate consentono di concentrare l'attenzione sugli aspetti più importanti della gestione, e nuove funzionalità vengono continuamente aggiunte nel tempo, soprattutto grazie alle segnalazioni e alle richieste della community di utenti di Hotelpedia. Alcune di queste funzionalità (come la gestione di conti separati, prenotazioni multiple, gestione multistruttura) sono difficili da trovare anche nelle soluzioni PMS più costose, rendendo di fatto Hotelpedia una soluzione appetibile per molte realtà alberghiere e extra-alberghiere.
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