Negli ultimi anni, il self check-in ha rappresentato un'opzione allettante per molte strutture ricettive, inclusi hotel, B&B e affitti brevi, grazie alla sua capacità di semplificare le procedure di registrazione e migliorare l'efficienza gestionale. Tuttavia, recenti chiarimenti del Ministero dell'Interno confermano che questa pratica non può sostituire il processo di identificazione diretta del cliente in presenza, obbligatorio per legge.
AGGIORNAMENTO: nuovo chiarimento del Ministero dell'Interno su self check-in e utilizzo delle key box con una nota emessa in data 18 Novembre 2024 e un avviso urgente sul portale Alloggiati Web.
Per approfondire le direttive del Ministero leggi: "Self Check-In e Key Box Illegali? Nuovi Chiarimenti dal Ministero dell'Interno per Affitti Brevi, B&B e Strutture Ricettive"
La circolare del Ministero dell'Interno: obbligo di identificazione diretta
In una recente circolare, il Ministero dell'Interno ha sottolineato che, secondo l'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), il gestore della struttura ricettiva o l'affittuario di un alloggio breve deve procedere all'identificazione diretta del cliente prima di inviare i dati al portale Alloggiati Web. L'identificazione consiste nella verifica di persona della corrispondenza tra il cliente e i documenti d'identità presentati, con particolare attenzione alla congruenza della fotografia.
Questo processo, svolto direttamente e in presenza del cliente, è considerato l'unico metodo valido per soddisfare gli obblighi di legge.
Verifica dei documenti di identità
La circolare del Ministero chiarisce che l'obbligo di identificazione non può essere assolto tramite sistemi di check-in online, per quanto questi strumenti siano utili per ottimizzare la gestione interna e la velocità delle registrazioni. È necessario che il gestore o l'affittuario effettui la verifica fisica dei documenti d'identità al momento dell'arrivo dell'ospite o, al più tardi, entro 12 ore dall'arrivo (ridotte a 8 ore in caso di soggiorni di una sola notte).
Tempistiche e modalità per l'accertamento dell'identità
L'accertamento dell'identità deve avvenire tempestivamente, idealmente al momento dell'arrivo. In mancanza di questa verifica immediata, la normativa consente comunque un margine di tempo limitato (12 ore dall'arrivo, o 8 ore per i soggiorni di una sola notte), per garantire che tutte le strutture ricettive, comprese quelle che offrono soggiorni brevi o gestite in modalità self-service, rispettino gli obblighi di identificazione.
Self check-in: cosa devono sapere i gestori
Il self check-in è una modalità di registrazione autonoma che consente agli ospiti di effettuare il check-in senza interazione diretta con il personale della struttura. Attraverso strumenti digitali, come app, portali online o dispositivi automatici all'ingresso, gli ospiti possono inserire i propri dati, caricare documenti di identificazione e ottenere le informazioni necessarie per accedere alla struttura, come i codici di accesso o le chiavi elettroniche. Questo sistema è particolarmente apprezzato in hotel, B&B e affitti brevi, in quanto velocizza le procedure di registrazione e offre maggiore flessibilità oraria. Tuttavia, per quanto pratico, il self check-in non sostituisce gli obblighi legali di identificazione diretta del cliente, che rimangono a carico del gestore della struttura.
Sebbene il self check-in possa facilitare l'operatività della struttura, non può essere l'unico strumento per la verifica dei documenti, che dovranno essere confermati da un controllo in presenza. Il mancato rispetto di questi obblighi, infatti, espone i gestori a sanzioni legali, rendendo necessaria una procedura che contempli sia l'efficienza della tecnologia sia il rispetto della normativa.
Per approfondire, scarica la circolare del Ministero dell'Interno.
Quali sono le ragioni del controllo diretto?
Il Ministero dell'Interno chiarisce che l'obbligo di identificazione del cliente è volto a consentire alle autorità di pubblica sicurezza di monitorare il movimento degli alloggiati, prevenendo eventuali situazioni in cui persone sospette o ricercate possano nascondersi all'interno di strutture ricettive. Questa misura si traduce in un accertamento della corrispondenza tra il cliente e i documenti presentati, inclusi elementi come la fotografia e i tratti somatici.
È ancora possibile usare il check-in online?
Pur consentendo la pratica del check-in online come strumento di organizzazione interna, la circolare ribadisce che, al momento dell'arrivo, il gestore o un suo incaricato deve effettuare una verifica fisica dell'identità del cliente. In assenza di tale controllo, l'obbligo legale di identificazione non può considerarsi assolto.
È quindi ancora possibile usare il check-in online, ma solo come supporto per raccogliere in anticipo i dati necessari, rendendo più agevole e rapido il processo di registrazione all'arrivo. In pratica, i dati inviati tramite il sistema online possono essere utilizzati per preparare l'accoglienza, ma rimane imprescindibile la verifica di persona dell'identità, che assicura il rispetto delle norme di sicurezza richieste dal Ministero dell'Interno.
