La relazione tra politica di cancellazione e politica tariffaria è un argomento di grande importanza per gli albergatori e i gestori di strutture ricettive. Queste due policy sono strettamente connesse tra loro e possono influire significativamente sul successo e sulla redditività di un'attività. In questo articolo, esamineremo in che modo i termini di cancellazione influenzano le strategie tariffarie e viceversa. Vedremo, inoltre, come i trend delle politiche di cancellazione possono variare nel tempo, prendendo ad esempio le policy adottate dai gruppi e catene alberghiere.
Politica di cancellazione: equilibrio tra flessibilità e gestione dei rischi
La politica di cancellazione fa riferimento alle regole e alle condizioni che un albergatore stabilisce per gestire le prenotazioni cancellate e/o modificate dagli ospiti. Queste condizioni determinano se i clienti possono cancellare una prenotazione senza alcun costo, se devono pagare una penale o se possono ricevere un rimborso parziale o totale. La politica di cancellazione può variare notevolmente da una struttura all'altra e può essere influenzata da diversi fattori, come la stagionalità, l'affluenza turistica e le caratteristiche specifiche dell'attività ricettiva (per approfondire leggi anche: "Politiche di cancellazione in hotel: quali sono i fattori determinanti e i trend per le cancellazioni").
Per gestire al meglio i termini e le condizioni di cancellazione, è fondamentale trovare un equilibrio tra flessibilità e controllo dei rischi. Una policy troppo rigida, infatti, può scoraggiare i potenziali clienti dal prenotare presso un'attività ricettiva, specialmente se le circostanze possono cambiare o se l'ospite ha incertezze riguardo ai propri piani di viaggio. D'altra parte, una policy troppo flessibile può comportare la perdita di prenotazioni sicure, poiché gli ospiti possono prenotare più camere in diverse strutture e poi decidere all'ultimo momento quale opzione scegliere.
Adeguare le tariffe alla politica di cancellazione
La politica tariffaria fa riferimento ai prezzi che un'attività ricettiva stabilisce per le sue camere o i suoi servizi. È possibile includere tariffe differenziate in base alla stagione, alla durata del soggiorno, al tipo di camera o alle eventuali offerte speciali. È importante per un albergatore considerare attentamente i prezzi da applicare, tenendo conto dei costi operativi, della concorrenza nel mercato e delle aspettative dei clienti.
Le strategie tariffarie, inoltre, devono essere in linea con la politica di cancellazione. Ad esempio, se l'attività ricettiva ha una politica di cancellazione più flessibile, potrebbe essere opportuno applicare tariffe leggermente più elevate per compensare il rischio di cancellazioni. Al contrario, se l'attività ricettiva ha una politica di cancellazione più restrittiva, le tariffe potrebbero essere più competitive e "appetibili" per i clienti.
Inoltre, sempre più gestori, portali di prenotazione e OTA offono tariffe differenziate in base alla policy di cancellazione, presentate come opzioni diverse che l'utente sceglie in fase di prenotazione, dopo aver scelto il periodo e la camera. Tipicamente, in questo schema, la tariffa non rimborsabile risulta più bassa di quella flessibile, a parità di date e tipologia di camera. Questo permette agli hotel di offrire una gamma di opzioni ai clienti, tenendo conto delle loro preferenze e dell'equilibrio tra flessibilità e gestione dei rischi finanziari.
La politica di cancellazione e quella tariffaria, quindi, sono due aspetti strettamente correlati che richiedono una gestione oculata da parte degli albergatori e dei gestori di attività ricettive. Attraverso una policy di cancellazione equilibrata e una strategia tariffaria ben strutturata, è possibile influenzare la redditività grazie ad un'attenta gestione sia dei ricavi che dei rischi.
Infine, è fondamentale che le condizioni di cancellazione e le tariffe applicate vengano comunicate chiaramente ai potenziali ospiti. Tali informazioni devono essere facilmente consultabili sul sito web e sui canali di comunicazione e promozione utilizzati dall'attività ricettiva. Una comunicazione trasparente e tempestiva ridurrà i malintesi e contribuirà a creare una relazione di fiducia con gli ospiti.
Uno sguardo alle politiche di cancellazione delle catene alberghiere: tendenze e differenze
Vediamo di seguito alcuni esempi di politiche di cancellazione adottate dalle catene alberghiere più rinomate. È importante precisare che le politiche di cancellazione possono variare nel tempo e possono essere soggette a modifiche per adeguarsi alle esigenze del mercato e delle circostanze specifiche. Inoltre, nella maggior parte dei casi le condizioni e i termini di cancellazione possono variare nono solo in base alla tariffa e alle date prenotate, ma anche in base all'hotel presso cui si effettua la prenotazione.
Marriott International
Marriott offre diverse politiche di cancellazione a seconda del tipo di tariffa prenotata. Ad esempio, per le tariffe standard, i clienti possono cancellare la prenotazione gratuitamente entro 48 o 72 ore (2-3 giorni) in anticipo per evitare di pagare penali di qualsiasi tipo. Per alcune tariffe promozionali o pacchetti speciali, potrebbero essere applicate policy di cancellazone ad-hoc. Nella maggior parte dei casi, vengono messe a disposizione anche tariffe non rimborsabili come opzione per i clienti, per le quali viene richiesto un pagamento completo anticipato, per cui la cancellazione non prevedere il recupero delle somme versate, a prescindere dal periodo in cui viene comunicata la disdetta.
Hilton Worldwide
Discorso analogo va fatto per gli hotel del gruppo Hilton. Per le prenotazioni effettuate con tariffe standard e/o flessibili, la cancellazione può essere effettuata in qualsiasi momento e senza penali fino a 24 ore prima del check-in senza penalità. Oltre alle tariffe "flex" e non rimborsabili, anche le tariffe semi-flex offrono alcuni vantaggi, con possibilità di cancellazione entro cinque giorni prima, per evitare spese di cancellazione o penali.
AccorHotels
AccorHotels offre diverse politiche di cancellazione in base alla struttura e al tipo di tariffa prenotata. Per gli hotel del gruppo che propongono tariffe flessibili, la cancellazione può essere effettuata senza penali un giorno prima dell'arrivo entro le ore 18 (oltre questo termine, viene addebitata la prima notte). Le condizioni possono variare molto a seconda della struttura, e ad ogni prenotazione è associata una "deadline" per la disdetta alcuni giorni prima dell'arrivo, tranne nei casi di prenotazioni prepagate che non sono rimborsabili.
Conclusioni
Comprendere come la politica di cancellazione e quella tariffaria si influenzano reciprocamente può aiutare gli albergatori a prendere decisioni strategiche per ottimizzare la redditività della struttura e migliorare l'esperienza del cliente. Un'adeguata politica di cancellazione, bilanciata tra flessibilità e gestione dei rischi, può attrarre maggiormente i clienti, fornendo alle strutture un ulteriore strumento per poter modulare la propria offerta e massimizzare i ricavi. Allo stesso tempo, una politica tariffaria ben strutturata può garantire una corretta valorizzazione dei servizi offerti, la copertura dei costi operativi, e la mitigazione dei rischi dovuti alle cancellazioni.
Il trend delle grandi catene e dei portali di prenotazione è quello di offrire una varietà di opzioni di cancellazione, con tariffe più economiche per le non rimborsabili (che possono essere presentate come "tariffe scontate" per finalità di marketing) e pagate totalmente in anticipo, oltre a varie possibilità di cancellazione gratuita (con un certo periodo di preavviso), in modo da attirare diverse tipologie di clienti con esigenze diverse.
La tendenza ai "prezzi dinamici" che variano continuamente in base al periodo, secondo i dati storici e i criteri di revenue management, porta ad un dinamismo anche nelle politiche di cancellazione, potendo variare nel tempo determinati parametri:
- Differenza di prezzo tra tariffa flessibile e non rimborsabile: la differenza di prezzo può essere determinata in base alla valutazione dei rischi e a criteri di revenue management, in modo da massimizzare sia l'occupazione che i ricavi della struttura.
- Periodo di cancellazione senza penali: il gestore può rendere il preavviso per cancellare una prenotazione più o meno lungo, in base al periodo e alla tipologia di camera.
- Periodo di cancellazione con rimborso parziale: in questo caso si potrà determinare qual'è il periodo di cancellazione e la percentuale di rimborso ottimali per rendere queste tariffe appetibili ai potenziali clienti, cercando di stimare il compromesso migliore tra flessibilità e rischi economici dovute alle cancellazioni.
È fondamentale che gli albergatori siano trasparenti nella comunicazione delle politiche di cancellazione e delle tariffe ai potenziali ospiti (non solo prima, ma anche dopo la prenotazione, con indicazioni chiare su come cancellare dopo la conferma dell'hotel), al fine di instaurare un rapporto di fiducia e fornire una chiara comprensione delle condizioni di prenotazione. Inoltre, è importante monitorare i trend delle politiche di cancellazione nel settore alberghiero e adattarsi alle mutevoli esigenze del mercato, garantendo che le politiche adottate siano allineate alle aspettative dei clienti e alle dinamiche del settore.
Con una gestione attenta e strategica delle politiche di cancellazione e delle politiche tariffarie, gli albergatori possono ottimizzare le prenotazioni, aumentare la soddisfazione del cliente e migliorare la redditività complessiva della struttura.
